HƯỚNG DẪN CÁCH CÀ THẺ TRÊN MÁY POS VIETCOMBANK DÀNH CHO NHÂN VIÊN TẠI QUẦY THU NGÂN CỦA CÁC CỬA HÀNG KINH DOANH, NHÀ HÀNG, KHÁCH SẠN, KHU NGHỈ DƯỠNG, TRUNG TÂM MUA SẮM…

Bước 1: Thông báo với chủ thẻ số tiền thanh toán.
Bước 2: Kiểm tra thẻ

2.1. Thẻ băng từ:

Kiểm tra các thông tin trên thẻ theo quy trình được hướng dẫn

• Trường hợp nghi ngờ thẻ giả hoặc thẻ không đúng như mô tả tại phần 1: Từ chối thẻ hoặc liên hệ Vietcombank và thông báo: “VUI LÒNG CẤP PHÉP THANH TOÁN CODE 10” nhằm tránh sự không hài lòng của khách hàng. Sau đó, thực hiện theo hướng dẫn của Vietcombank.
• Nếu thẻ hợp lệ: Tiếp tục thực hiện bước 3.1.

2.2. Thẻ chip: Kiểm tra nếu thẻ có chip như hình trên (chip có thể ở các vị trí khác nhau trên thẻ). Nếu thẻ hợp lệ, tiếp tục thực hiện bước 3.1.

Bước 3: Thực hiện giao dịch thẻ trên thiết bị đọc thẻ.

3.1 Giao dịch thanh toán:

Cà thẻ:

Thẻ chíp: cắm thẻ vào khe đọc chip của thiết bị và giữ nguyên thẻ cho đến khi kết thúc giao dịch.

Thẻ từ (không có chip): kéo thẻ qua khe đọc thẻ: Thiết bị đọc thẻ cố định Thiết bị đọc thẻ không dây

Lưu ý: Thiết bị đọc thẻ cố định: mặt băng từ hướng ra ngoài

Thiết bị đọc thẻ không dây: mặt băng từ hướng vào trong

• Chọn loại tiền VND hay USD, bấm ENTER.
• Kiểm tra lại thông tin thẻ hiển thị trên màn hình thiết bị.
• Nhập số tiền giao dịch (nếu là USD thì phải nhập thêm 2 số cent), bấm ENTER.
• Yêu cầu chủ thẻ nhập Mã số nhận dạng cá nhân (PIN) nếu thiết bị hiện thị “PLS USE PIN” (đối với các giao dịch yêu cầu nhập PIN)
• Thực hiện các bước tiếp theo dựa trên hồi đáp của thiết bị đọc thẻ (tham khảo Bảng tổng hợp các kết quả hồi đáp).

– Trường hợp giao dịch bị từ chối: Hoàn trả thẻ và thông báo lý do với chủ thẻ hoặc đề nghị chủ thẻ liên hệ với Tổ chức phát hành.

– Trường hợp giao dịch được chấp thuận: máy in ra 3 liên hóa đơn (trường hợp chỉ in ra 1 liên thì chọn phím ENTER theo hướng dẫn trên màn hình để in các liên còn lại). Kiểm tra các chi tiết trên hóa đơn được in ra và đề nghị chủ thẻ ký tên. Đối chiếu chữ ký trên hóa đơn với chữ ký trên mặt sau thẻ: Nếu không khớp, từ chối thẻ; nếu chữ ký hợp lệ, tiếp tục các bước thanh toán như hướng dẫn.

3.2 Giao dịch hủy (VOID)

Hủy bỏ giao dịch trong trường hợp nhập sai số tiền, loại tiền hoặc thực hiện trùng lắp giao dịch,… theo trình tự sau:
-Trước khi tổng kết thanh toán (Settlement):

• Nhấn phím VOID (hoặc MENU/VOID nếu không có phím VOID).
• Chọn loại tiền VND hay USD. – Nhập Password, bấm ENTER.
• Nhập số hóa đơn (Trace No.): Không cần nhập các số 0 đầu.
• Bấm ENTER 2 lần (Máy sẽ in ra hóa đơn có dấu trừ (-) trước số tiền).

-Sau khi Settlement: Gửi yêu cầu Vietcombank hủy bỏ giao dịch, không được hoàn trả tiền mặt cho chủ thẻ.
-Sau khi Settlement: Gửi yêu cầu Vietcombank hủy bỏ giao dịch, không được hoàn trả tiền mặt cho chủ thẻ.
-In lại hóa đơn (trong trường hợp hóa đơn không rõ ràng): Bấm REPRINT (hoặc FUNCT 72/ ENTER).
-Không được cạo, bôi xóa hay chỉnh sửa bằng tay trên hóa đơn
-Thiết bị chỉ hỗ trợ in lại hóa đơn những giao dịch chưa settlement.

Bước 4: Hoàn trả thẻ và lập các chứng từ giao dịch thẻ.

• Các chứng từ giao dịch thẻ như: Hóa đơn bán lẻ, chứng từ giao nhận hàng hóa (hàng hóa được giao sau), hóa đơn tổng kết, hóa đơn cà thẻ,… được lập và gửi về Vietcombank theo quy định từng thời kỳ.
• Hủy bỏ giao dịch trong trường hợp nhập sai số tiền, loại tiền hoặc thực hiện trùng lắp giao dịch,… theo trình tự sau:

Bước 5: tổng kết thanh toán (Settlement):

• Chọn SETTLE (hoặc MENU/SETTLE nếu không có phím SETTLE).
• Nhập Password là 0000 (có thể thay đổi theo nhu cầu của Đơn Vị Chấp Nhận Thẻ), bấm ENTER. Máy sẽ in ra hóa đơn tổng kết.

Lưu ý: Các ĐVCNT phải thực hiện :

• Settlement ngay trong ngày phát sinh giao dịch. Đối chiếu tổng số hóa đơn và tổng số tiền giữa hóa đơn tổng kết và các hóa đơn chi tiết.
• Lập đầy đủ hóa đơn có chữ ký của chủ thẻ và lưu trữ theo đúng quy định của Vietcombank.
• Không được thu phụ phí của chủ thẻ.
• Không tiếp tục thực hiện giao dịch đối với các thẻ đã bị từ chối thanh toán
• Trường hợp nghi ngờ thẻ giả mạo, phải liên hệ ngay với Dịch vụ Khách hàng 24/7 của Vietcombank.
• Cuối buổi hay cuối ngày nhân viên thu ngân thực hiện lệnh kết toán trên thiết bị EDC, thông tin về các giao dịch thanh toán sẽ được chuyển về cho ngân hàng thanh toán, ví dụ chuyển về cho ngân hàng Vietcombank.
• Nếu lệnh kết toán thực hiện trước 15h thì tiền thanh toán sẽ chuyển vào tài khoản của ĐVCNT vào lúc 19h, nếu thực hiện kết toán sau 15h thì tiền sẽ vào tài khoản lúc 19h ngày hôm sau.
• Khi khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng, khách hàng có hàng hoá sử dụng ngay, chờ đến kỳ sao kê khách hàng mới phải thanh toán cho ngân hàng phát hành thẻ (có khi đến 45 ngày sau mới phải trả tiền cho ngân hàng); ĐVCNT sẽ nhận được tiền vào tài khoản ngay trong ngày hay vào ngày hôm sau; rõ ràng các ngân hàng, tổ chức thẻ đã ứng tiền cho chủ thẻ điều này khuyến khích khách hàng chi tiêu nhiều hơn.